Standart kayıt neden yardımcı olur?
Aynı kayıt sırası, eksik ayrıntıları sormak için yeniden arama ihtiyacını azaltmaya yardımcı olur. Cihaz ve belirti baştan yazıldığında ekip, ilk ziyaret için uygun teknisyeni veya gerekli olabilecek parçayı daha iyi değerlendirebilir. Arayana hangi bilginin alındığını ve sırada ne olduğunu söylemek de beklentiyi daha açık tutar.
İlk kayıt
- Cihaz türünü yazın. Nasıl uygulanır: “Buzdolabı mı, klima mı, bilgisayar mı?” diye sorup kısa ve anlaşılır bir tanım kaydedin.
- Marka ve modeli kaydedin. Nasıl uygulanır: okunmuyorsa arayandan cihaz etiketinin fotoğrafını WhatsApp'tan istemeyi teklif edin.
- Arıza belirtisini arayanın kendi cümleleriyle not edin. Nasıl uygulanır: yorumu değiştirmeden “soğutmuyor”, “ses geliyor” ya da benzeri ifadeyi tırnak içinde yazın.
- Varsa hata kodunu ekleyin. Nasıl uygulanır: ekrandaki kodu harf, sayı ve tireleriyle birlikte tekrar ederek doğrulayın.
Konum ve erişim
- İlçe veya semti kaydedin. Nasıl uygulanır: planlama için önce yalnızca ilçe ya da semt bilgisini sorun.
- Adres tarifini yalnızca ziyaret gerekiyorsa alın. Nasıl uygulanır: kayıt uzaktan çözümlenecek ya da geri dönüş bekliyorsa tam adres istemeyin.
- Uygun zaman aralığını not edin. Nasıl uygulanır: kesin saat vadetmek yerine arayanın müsait olduğu zaman penceresini kayda ekleyin.
Güvenlik notu
Sabit cümle: “Gaz kokusu, yanık kokusu, kıvılcım veya su kaçağı varsa lütfen cihazı kullanmayın; gazla ilgili durumlarda 187'yi, yangın veya acil durumlarda 112'yi arayın.” Telefonda arayana cihazı açtırmayın veya tamir yaptırmaya çalışmayın.
Bu cümleyi ekipte herkesin aynı biçimde kullanacağı şekilde kayıt ekranına ya da telefon notuna ekleyin. Belirtiyi kaydedin, ancak arayanı uzaktan müdahaleye yönlendirmeyin.
Beklentiyi netleştirin
- Servis ücreti veya keşif koşulunu kendi politikanıza göre açıkça söyleyin. Nasıl uygulanır: “[Servis ücreti/keşif koşulu işletme politikanıza göre burada açıklanır]” şeklinde ekip için hazır bir cümle belirleyin.
- Tahmini geri dönüş zamanını paylaşın. Nasıl uygulanır: planlama durumuna göre “Size [zaman aralığı] içinde dönüş yapacağız” gibi gerçekçi bir ifade kullanın.
- Garanti kapsamını belge üzerinden kontrol edin. Nasıl uygulanır: sözlü varsayım yerine arayandan ilgili belgeyi kontrol etmesini veya paylaşmasını isteyin.
Takibi tek yerde tutun
- Her kayda bir kayıt numarası veya kısa kod verin. Nasıl uygulanır: örneğin tarih ve sıra numarasından oluşan, ekibin aramada bulabileceği kısa bir kod kullanın.
- Durumu tek tabloda güncelleyin. Nasıl uygulanır: alındı, planlandı, parça bekleniyor ve tamamlandı seçeneklerinden birini her kayıt için işaretleyin.
- Bilgi verme anlarını yazın. Nasıl uygulanır: kayıt alındığında, ziyaret planlandığında, parça beklendiğinde ve işlem tamamlandığında verilecek dönüşü not edin.
Kişisel veriyi sınırlı tutun
- Yalnızca hizmet için gerekli bilgiyi alın. Nasıl uygulanır: cihaz ve talep için gerekmeyen ayrıntıları kayıt formuna eklemeyin.
- Notların nerede tutulduğunu belirleyin. Nasıl uygulanır: defter, ortak tablo veya kullandığınız yazılım hangisiyse ekibin tek bir kayıt yeri kullanmasını sağlayın.
- KVKK aydınlatma sürecinizi netleştirin. Nasıl uygulanır: metninizi ve uygulamanızı hukuk danışmanınızla gözden geçirin; bu rehber hukuki tavsiye değildir.
Örnek konuşma akışı — kendi servisinize göre uyarlayın
“Merhaba, [Servis adı]. [cihaz] için arıza kaydı oluşturmak üzere birkaç bilgi alacağım. Cihazın marka ve modeli nedir? Etiketi görünüyorsa fotoğrafını WhatsApp'tan paylaşabilirsiniz. Sorunu kendi cümlelerinizle anlatır mısınız; ekranda hata kodu varsa onu da not edeyim. İlçe veya semtiniz nedir ve hangi zaman aralığında uygun olursunuz? Kaydınız [kayıt kodu] ile alındı. [Servis ücreti/keşif koşulu işletme politikanıza göre açıklanır]. Size [zaman aralığı] içinde dönüş yapacağız.”
Yazdırılabilir arıza kaydı şablonu
| Alan | Örnek not | Durum örneği |
|---|---|---|
| Kayıt no / tarih | — | Alındı |
| İletişim / cihaz türü | — | — |
| Marka / model / etiket fotoğrafı | — | — |
| Arıza belirtisi / hata kodu | — | — |
| İlçe / semt / ziyaret adresi gerekiyorsa | — | Planlandı |
| Uygun zaman aralığı | — | — |
| Güvenlik notu / verilen yönlendirme | — | — |
| Sonraki bilgi verme anı | — | Parça bekleniyor / tamamlandı |
Bir hafta deneyin, sonra gözden geçirin
Bu şablonu bir hafta boyunca kullanın. Aynı dönemde kaçırılan çağrıları ölçme rehberindeki notları ve WhatsApp takip rehberindeki düzeni birlikte deneyin; sonunda hangi alanların eksik kaldığını ekibinizle değerlendirin.
İsterseniz teknik servis sayfamızı inceleyebilir veya sesli demo akışını dinleyebilirsiniz. Bunlar, kendi sürecinizi değerlendirmeniz için seçeneklerdir.
Kısa sorular
WhatsApp'tan gelen arıza kaydı için hangi bilgi yeterlidir?
Cihaz türü, marka veya model, arıza belirtisi, hata kodu varsa hata kodu ve dönüş için gerekli iletişim bilgisiyle başlanabilir. Ziyaret planlanacaksa konum ve uygun zaman aralığı da eklenir.
Acil bir güvenlik belirtisi söylenirse ne yapmalıyım?
Gaz kokusu, yanık kokusu, kıvılcım veya su kaçağı söylendiğinde kişiye cihazı kullanmamasını söyleyin. Duruma göre gaz için 187'yi, yangın veya acil durum için 112'yi aramasını isteyin; telefonda cihazı açtırarak onarım yaptırmayın.
Servis talep akışınızı
konuşalım.
Teknik servisinizdeki talep akışını konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.