Neden yazılı bir düzen?
Güzellik merkezi, kuaför veya cilt bakım stüdyosunda talepler farklı kanallardan gelebilir. Her talebi tek bir takvim ya da tabloda yazmak, çifte randevu riskini azaltmaya; işlem süresi ve hazırlık konusundaki beklentiyi netleştirmeye; iptal olduğunda daha sakin hareket etmeye yardımcı olur.
Bu düzenin amacı kusursuz bir takvim kurmak değil, ekibin her randevuda aynı temel bilgiyi görmesidir. Kendi çalışma biçiminize uyan kısa bir rutin belirleyip bir hafta deneyerek başlayabilirsiniz.
Randevu alma kontrol listesi
Talep alma
- Hizmet adını yazın. Nasıl uygulanır: kişinin istediği işlemi kendi kullandığınız hizmet adıyla takvim veya tabloya kaydedin.
- Tercih edilen uzmanı sorun. Nasıl uygulanır: tercih varsa adı not edin, yoksa uygun uzmanı daha sonra netleştirmek üzere işaretleyin.
- Uygun gün ve saat aralığını alın. Nasıl uygulanır: tek bir saat yerine kişinin uygun olduğu aralığı yazın ve takvimi buna göre kontrol edin.
- Yeni veya mevcut müşteri olduğunu not edin. Nasıl uygulanır: yalnızca randevu akışı için gerekli olan bu bilgiyi kısa bir alanla belirtin.
- Dönüş için iletişim bilgisini doğrulayın. Nasıl uygulanır: numarayı veya kullanıcı adını tekrar ederek doğrulayın; talebin geldiği kanalı (telefon, WhatsApp, Instagram DM) da aynı kayda yazın.
Hizmet bilgisi
- İşlem süresini ve hazırlık notunu kendi işletme bilginize göre söyleyin. Nasıl uygulanır: ekipçe kullandığınız güncel hizmet notundan kısa ve anlaşılır bilgi verin.
- Fiyat sorusunu güncel fiyat listenize göre yanıtlayın. Nasıl uygulanır: tutar yazmak yerine ilgili hizmet için kendi güncel listenizi kontrol edin.
- Cilt veya sağlık durumuyla ilgili soruları uzmana yönlendirin. Nasıl uygulanır: telefonda ya da mesajda işleme uygunluk kararı vermek yerine uzmanın değerlendireceğini belirtin.
Hatırlatma
- İzin verilen kanaldan, önceden belirlediğiniz zamanda tek ve kısa bir hatırlatma gönderin. Nasıl uygulanır: randevu kaydına tercih edilen kanalı yazın ve aynı gün içindeki sabit kontrol saatinde şablonu kişiye göre doldurun.
Merhaba [Ad], [Merkez adı] için [hizmet] randevunuz [tarih/saat] tarihinde. Değişiklik gerekirse lütfen bize yazın ya da arayın.
İptal ve erteleme
- Kendi iptal politikanızı randevu alırken ve hatırlatmada aynı cümleyle paylaşın. Nasıl uygulanır: [iptal koşulu] metnini ekipte tek bir şablon olarak belirleyin ve her iki yerde aynen kullanın.
- Boşalan saati bekleme listesine sunun. Nasıl uygulanır: randevu silinmeden önce uygun zaman aralığını kontrol edin, ardından listedeki sıraya göre iletişime geçin.
Bekleme listesi
- Listede kimin, hangi hizmet için ve hangi zaman aralığında beklediğini yazın. Nasıl uygulanır: her kayda tarih, hizmet ve uygun saat aralığı ekleyin.
- Boşalan randevuyu sıra ile arayın. Nasıl uygulanır: ilk uygun kişiye kısa bir teklif yapın; yanıt yoksa kaydı not ederek sıradaki kişiye geçin.
Kişisel veri
- Yalnızca randevu için gerekli bilgiyi alın. Nasıl uygulanır: takvim alanlarını ad, iletişim, hizmet, zaman ve gerekli operasyon notlarıyla sınırlı tutun.
- Özel nitelikli veriyi gerekmedikçe mesajla istemeyin. Nasıl uygulanır: sağlık bilgisi gerekirse yazışma yerine uzmanla uygun bir görüşme yolu belirleyin.
- Öncesi ve sonrası fotoğraflarını açık izin olmadan paylaşmayın. Nasıl uygulanır: paylaşım düşünülüyorsa izin kaydını ve kullanım kapsamını ayrı olarak netleştirin.
- KVKK sürecinizi hukuk danışmanınızla değerlendirin. Nasıl uygulanır: saklama, erişim ve izin süreçleri için işletmenize uygun yönlendirme alın; bu rehber hukuki tavsiye vermez.
Örnek mesajlar — kendi merkezinize göre uyarlayın
Randevu teyidi
Merhaba [Ad], [Merkez adı] için [hizmet] randevunuzu [tarih/saat] olarak kaydettik. [iptal koşulu]
Hatırlatma
Merhaba [Ad], [Merkez adı] için [hizmet] randevunuz [tarih/saat] tarihinde. Değişiklik gerekirse lütfen bize yazın ya da arayın. [iptal koşulu]
İptal sonrası boş saat duyurusu
Merhaba [Ad], [Merkez adı] için [tarih/saat] için [hizmet] randevusunda boşluk oluştu. Bu zaman aralığı sizin için uygunsa kısa süre içinde yanıt verebilirsiniz.
Günlük randevu çizelgesi
Bu boş tabloyu yazdırabilir veya aynı alanları dijital takviminizde kullanabilirsiniz. Gün sonunda teyit ve not alanlarını kısa bir kontrolle güncelleyin.
| Saat | Müşteri | Hizmet | Uzman | Teyit | Not |
|---|---|---|---|---|---|
| — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — |
Gelecek hafta deneyin
Bu rutini bir hafta boyunca deneyin. Telefon taleplerinin nerede kaçtığını görmek için kaçırılan çağrı ölçümü rehberini, yazışmalardaki dönüşleri düzenlemek için de WhatsApp müşteri takibi rehberini birlikte kullanabilirsiniz.
İsterseniz güzellik merkezi sayfasını inceleyebilir veya güzellik merkezi sesli demo akışını deneyebilirsiniz; bunlar işletmenize göre değerlendirebileceğiniz seçeneklerdir.
Kısa sorular
Instagram'dan gelen randevu talebini ayrı bir yerde mi tutmalıyım?
Hayır. Telefon, WhatsApp ve Instagram DM'den gelen her talebi aynı takvim veya tabloya yazmak, uygunluk kontrolünü tek yerden yapmayı kolaylaştırır. Mesajlaşma kanalı yalnızca dönüş için not olarak kalabilir.
Hatırlatma mesajında sağlık bilgisi istenebilir mi?
Randevu hatırlatması kısa tutulabilir. İşleme uygunlukla ilgili cilt veya sağlık soruları gerektiğinde, kişinin uzmanla doğrudan görüşmesini sağlayın; mesaj üzerinden gerekmeyen sağlık bilgisi istemeyin.
Randevu akışınızı birlikte
konuşalım.
Güzellik merkezinizdeki talep ve randevu akışını konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.