Paylaşımlı talep kaydı neden işe yarar?
Telefonlar ve WhatsApp mesajları farklı kişilere düştüğünde, her talebin kısa bir ortak kaydı ofisin aynı bilgiyi görmesine yardımcı olur. Böylece geri dönüşü ilgili danışman yapabilir, kişi aynı soruları yeniden yanıtlamak zorunda kalmaz ve bugünün ilanlarıyla eşleşmeyen ihtiyaçlar da unutulmaz.
Başlangıç için erişimi ekipte gerekli kişilerle sınırlı ortak bir tablo yeterli olabilir. Önemli olan her kaydın sorumlusu ve bir sonraki adımının açık olmasıdır.
Talep alma kontrol listesi
İlk temas
- İlanı veya kanalı kaydedin. Nasıl uygulanır: ilan numarasını varsa yazın; yoksa portal, tabela, sosyal medya veya tavsiye gibi geldiği kanalı not edin.
- Satılık ya da kiralık olduğunu netleştirin. Nasıl uygulanır: kişinin sorusunu tek kelimelik bir alanla işaretleyin.
- Arayanın rolünü sorun. Nasıl uygulanır: alıcı, kiracı veya mal sahibi bilgisini talep kaydına ekleyin.
İhtiyaç
- Bölge veya semt tercihini öğrenin. Nasıl uygulanır: kişinin söylediği yer adlarını kendi ifadeleriyle kısa biçimde kaydedin.
- Bütçe aralığını yalnızca kişi paylaşmak isterse not edin. Nasıl uygulanır: paylaşmak istemezse alanı boş bırakın ve konuşmayı diğer kriterlerle sürdürün.
- Temel kriterleri yazın. Nasıl uygulanır: oda sayısı, metrekare veya kişi için önemli olan benzer ölçütleri kısa not halinde ekleyin.
- Taşınma ya da karar zamanını sorun. Nasıl uygulanır: kesin tarih istenmiyorsa kişinin belirttiği zaman aralığını kayda geçirin.
Doğru bilgi
- İlanın durumunu yalnızca ofiste doğrulanmış bilgiyle söyleyin. Nasıl uygulanır: aktif, opsiyonlu veya kapandı bilgisini güncel kayıttan kontrol edin.
- Emin olunmayan konuda teyit sözü verin. Nasıl uygulanır: “Danışmanımız teyit edip dönecek” cümlesini kullanıp sonraki adımı kayda yazın.
- Uzmanlık gerektiren konuları yönlendirin. Nasıl uygulanır: tapu, kredi veya vergi sorularında bilgi vermek yerine ilgili uzmana yönlendirme yapılacağını belirtin; bu rehber hukuki veya finansal tavsiye vermez.
Danışmana aktarım
- Atama kuralını önceden belirleyin. Nasıl uygulanır: bölge, ilan sorumluluğu veya nöbet sırası gibi ofisinizde geçerli tek bir kuralı kaydın yanında görünür tutun.
- Geri dönüş zaman aralığını paylaşın. Nasıl uygulanır: danışmanın döneceği uygun zaman aralığını kişiye söyleyin ve kayda ekleyin.
- Aktarılan bilgiyi tek kayıtta tutun. Nasıl uygulanır: telefon notunu, WhatsApp özetini ve sonraki adımı ayrı sohbetlere dağıtmak yerine aynı satırda güncelleyin.
Eşleşmeyen talepler
- Bugün uygun ilan yoksa izinle arıyorum listesine ekleyin. Nasıl uygulanır: kişinin yeni ilan bilgisi almak isteyip istemediğini sorun ve yalnızca izin verirse ihtiyaç notunu listeye yazın.
- Yeni ilanı izin verilen kanaldan bir kez bildirin. Nasıl uygulanır: kayıttaki kanal tercihine bakın, ilanla bağlantılı kısa bir mesaj gönderin ve gönderimi not edin.
- Listeden çıkma isteğini hemen işleyin. Nasıl uygulanır: kişi istemediğini söylediğinde kaydı iletişim listelerinden çıkarın ve bunu kısa bir notla işaretleyin.
Kişisel veri
- Yalnızca gerekli bilgiyi toplayın. Nasıl uygulanır: kayıt alanlarını talebin anlaşılması, geri dönüş ve atama için gerekenlerle sınırlayın.
- Portal mesajı ekran görüntülerini gelişigüzel paylaşmayın. Nasıl uygulanır: ihtiyaç duyulan özeti ortak kayda yazın; erişimi işi yürüten kişilerle sınırlayın.
- Mal sahibi bilgilerini izinsiz paylaşmayın. Nasıl uygulanır: aday alıcı veya kiracıyla bilgi paylaşmadan önce ofisinizdeki yetki ve izin sürecini kontrol edin.
- KVKK sürecini hukuk danışmanınızla değerlendirin. Nasıl uygulanır: saklama, erişim ve izin uygulamalarını işletmenize uygun şekilde gözden geçirin; bu rehber hukuki tavsiye vermez.
Örnek konuşma ve mesaj — kendi ofisinize göre uyarlayın
Örnek telefon konuşması
Merhaba, [Ofis adı]. [ilan no] numaralı ilan için aradığınızı anlıyorum. Satılık mı, kiralık mı arıyorsunuz? [semt] için temel kriterlerinizi ve karar zamanınızı not alayım. İlanın güncel durumunu [danışman adı] teyit edip [zaman aralığı] içinde size dönecek. Bugün uygun bir ilan yoksa, yeni ilan bilgisi almak için izin vermeniz hâlinde talebinizi arıyorum listesine ekleyebilirim.
Örnek WhatsApp yanıtı
Merhaba, [Ofis adı]. [ilan no] numaralı [semt] ilanı hakkındaki mesajınızı aldık. Güncel durumu [danışman adı] kontrol edip [zaman aralığı] içinde size dönecek. Uygunsa satılık/kiralık tercihinizi ve temel kriterlerinizi bu sohbetten paylaşabilirsiniz.
Yazdırılabilir talep kayıt tablosu
Bu tabloyu yazdırabilir veya aynı alanları ortak dijital dosyanızda kullanabilirsiniz. Her geri dönüşten sonra durum ve sonraki adım alanını güncelleyin.
| Tarih | Kanal | İlan no | Satılık-kiralık | Semt | Kriterler | Danışman | Durum | Sonraki adım |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| — | — | — | — | — | — | — | — | — |
Gelecek hafta deneyin
Bu düzeni bir hafta boyunca deneyin. Yazışmalardaki geri dönüşleri düzenlemek için WhatsApp müşteri takibi rehberini, telefon taleplerinin nerede kaçtığını görmek için kaçırılan çağrı ölçümü rehberini birlikte kullanabilirsiniz.
İsterseniz emlak sayfasını inceleyebilir veya emlak sesli demo akışını deneyebilirsiniz; bunlar ofisiniz için değerlendirebileceğiniz seçeneklerdir.
Kısa sorular
Bir ilan kapandıysa talebi silmeli miyiz?
Hayır. Talep, ilan kapandı diye otomatik olarak kaybolmak zorunda değildir. Kişinin izni varsa ihtiyaç notunu arıyorum listesinde tutabilir, uygun yeni bir ilan geldiğinde yalnızca izin verdiği kanaldan bir kez bilgi verebilirsiniz.
Portal mesajının ekran görüntüsünü danışman grubunda paylaşabilir miyiz?
Gelişigüzel paylaşmak yerine talep için gerekli bilgiyi ortak kayda yazın ve erişimi işi yürüten kişilerle sınırlayın. Ekran görüntüsü gerçekten gerekliyse ofisinizin veri sürecine uygun hareket edin; KVKK sürecini hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Talep akışınızı birlikte
konuşalım.
Emlak ofisinizdeki talep ve danışmana aktarım akışını konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.