1. Hedefi tek cümlede tanımlayın
- Asistanın hangi çağrıları karşılayacağını yazın: mesai dışı aramalar, yoğun saatler veya tekrar eden sorular gibi. Nasıl uygulanır: Son günlerde ekibinizi en çok bölen üç çağrı türünü not edin.
- Bitmiş çağrının ne anlama geldiğini belirleyin: talep alınmış, bilgi verilmiş veya insana aktarılmış olabilir. Nasıl uygulanır: Her çağrı türü için aramanın sonunda hangi sonucun yeterli sayılacağını seçin.
2. Mevcut durumu görünür kılın
- Bir haftalık kaçırılan çağrı notu tutun. Nasıl uygulanır: kaçırılan çağrıları ölçme rehberindeki kısa tabloyu kullanarak tarih, saat ve geri dönüş durumunu kaydedin.
- En sık arama nedenlerini kendi kelimelerinizle yazın. Nasıl uygulanır: Ekipte telefonu açan kişilerin duyduğu cümleleri toplayın; genel başlıklar yerine arayanın sorusunu yazın.
3. Onaylı bilgiyi tek yerde toplayın
- Çalışma saatleri ile adres ve ulaşım bilgisini doğrulayın. Nasıl uygulanır: Bu bilgilerin değiştiğinde güncelleneceği tek bir sorumlu ve kaynak belirleyin.
- Hizmet listesini, sık soruları ve onaylı yanıtlarını hazırlayın. Nasıl uygulanır: Her yanıtı ekibin bugün telefonda vermeyi uygun bulduğu açık ifadeyle yazın.
- Asistanın kesinlikle yanıtlamaması gereken konuları ayırın. Nasıl uygulanır: Fiyat, uzman görüşü veya işletmenizde insana bırakılması gereken her başlığı ayrı bir listeye ekleyin.
4. Sınır ve insana aktarım kuralını yazın
- Hangi durumda insanın devralacağını belirleyin. Nasıl uygulanır: Belirsiz soru, özel talep veya ekip kararı gereken durumlar için kısa bir aktarım kuralı yazın.
- Aktarımı kimin alacağını ve asistanın emin olmadığında ne söyleyeceğini seçin. Nasıl uygulanır: İsim ya da rol, ulaşılabilirlik ve örnek bir nazik bekletme cümlesi belirleyin.
- Acil durum ifadesini sektörünüze göre hazırlayın. Nasıl uygulanır: Uygunsa, asistanın acil durumlarda 112 aranması gerektiğini söyleyeceği kısa ifadeyi onaylayın.
5. Talep özetini ekibin ihtiyacına göre kurun
- Özette gereken alanları seçin: ad, iletişim bilgisi, talep ve uygun zaman gibi. Nasıl uygulanır: Ekibin geri dönüş için gerçekten kullandığı alanları işaretleyin, gerekmeyenleri eklemeyin.
- Özetin nereye ulaşacağını kararlaştırın. Nasıl uygulanır: WhatsApp, e-posta, takvim veya CRM seçeneklerinden ekibinizin düzenli kontrol ettiği yeri seçin; bu seçenekler kurulacak kapsamı belirler.
6. Telefon hattı bilgisini hazırlayın
- Mevcut numarayı, operatörü ve bugünkü yönlendirme düzenini not edin. Nasıl uygulanır: Çağrıların şimdi nereye düştüğünü ve varsa yönlendirme ayarını işletmenizde kontrol edin.
- Hat bağlantısı için seçeneklerin sağlayıcıyla inceleneceğini kabul edin. Nasıl uygulanır: Teklif görüşmesinde mevcut hat ve operatör bilgisini paylaşın; uygun seçenekler o aşamada netleşir.
7. Kişisel veri ve bilgilendirmeyi konuşun
- Yalnızca talebi karşılamak için gerekli en az bilgiyi isteyin. Nasıl uygulanır: Özet alanlarını gözden geçirip geri dönüş için şart olmayan bilgileri çıkarın.
- Arayana görüşmenin başında nasıl bilgi verileceğini belirleyin. Nasıl uygulanır: Asistanın kim olduğunu ve görüşme hakkında hangi kısa bilgilendirmeyi yapacağını onaylayın.
- Kayıt ve saklama tercihlerini işletmenizin hukuk danışmanıyla kararlaştırın. Nasıl uygulanır: Görüşme kaydı veya metin dökümü tutulup tutulmayacağını ve saklama tercihlerini danışmanınızla değerlendirin; bu rehber hukuki tavsiye vermez.
8. Değerlendirme ölçütlerini baştan seçin
- Önce ve sonra karşılaştıracağınız iki ya da üç işareti seçin. Nasıl uygulanır: Geri dönülmemiş çağrı sayısı, talebin eksiksiz alınması veya ekibin telefonla geçen zamanı gibi işletmeniz için anlamlı başlıkları belirleyin.
- Bu işaretleri kimin ve nerede not edeceğini belirleyin. Nasıl uygulanır: Başlangıç notları ile sonraki notların aynı düzenle tutulacağı bir sorumlu ve kayıt yeri seçin.
Yazdırılabilir hazırlık sayfası
| Başlık | Bizim cevabımız | Sorumlu | Hazır mı? [✓ / —] |
|---|---|---|---|
| Karşılanacak çağrılar ve bitmiş çağrı tanımı | — | — | — |
| Kaçırılan çağrı notları ve sık arama nedenleri | — | — | — |
| Onaylı bilgiler ve yanıtlanmayacak konular | — | — | — |
| İnsana aktarım, acil durum ve talep özeti | — | — | — |
| Hat, operatör ve yönlendirme bilgisi | — | — | — |
| Kişisel veri, bilgilendirme ve değerlendirme ölçütleri | — | — | — |
hal. dijital ile ilerlerseniz
Bu sayfa, ilk konuşmada birlikte üzerinden geçeceğimiz hazırlık çerçevesidir. Sonrasında mevcut durumu başlangıç ölçümüyle kayda alır; uygun olduğunda onaylanan bilgi ve kurallarla sınırlı bir kurulumu birlikte konuşuruz. Sesli demoyu deneyebilir, teklif formundan ulaşabilir veya nasıl çalıştığımızı okuyabilirsiniz.
Sektörünüze özel kontrol listeleri
Genel listeyi işinizin gündelik çağrılarına uyarlamak için şu rehberlere bakın:
- Klinikler için telefon karşılama kontrol listesi
- Güzellik merkezi randevu düzeni
- Emlak talep takibi
- Teknik servis arıza kaydı
Kısa sorular
Bu hazırlığı yapmadan demo deneyebilir miyim?
Evet. Sitedeki web demosu hazırlık istemez ve örnek bir senaryoyu gösterir; gerçek bir işletme akışı veya randevu oluşturmaz.
Hazırlık ne kadar sürer?
İşletmenin bilgileri, karar verecek kişileri ve mevcut telefon düzenine göre değişir. Öncelikle en sık gelen çağrılar, onaylı bilgiler ve insana aktarım kuralları netleştirilebilir.
Telefon akışınızı
birlikte konuşalım.
Hazırlık sayfasını tamamlamadan da sorularınızı paylaşabilir, kapsamı birlikte netleştirebilirsiniz.